Job Desc: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat dan Contohnya

 

Guna mengoptimalisasi kinerja perusahaan, manajemen akan membentuk suatu rincian kerja untuk seluruh karyawannya. Melalui hal demikian, diharapkan perusahaan mampu meraih target kerja secara maksimal. Adapun rincian kerja  untuk karyawan biasa disebut dengan istilah job description (job desc). 

Pada artikel ini, Cemerlang akan membahas lebih dalam mengenai pengertian job desc, fungsi dan contohnya, yuk simak ulasan di bawah ini.

Apa itu Job Desc?

Job desc adalah suatu uraian tugas yang tertera dalam kesepakatan atau aturan tertulis. Dalam uraian ini berisi informasi berupa gambaran tugas yang dimiliki oleh setiap jabatan pekerja. Selain itu, terdapat pula tujuan atau alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan.

Dengan demikian, setiap karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan lebih terarah dan terstruktur. Lalu, apabila terdapat kekurangan nantinya dapat dilakukan sebuah evaluasi untuk memaksimalkan kinerja yang ada.

Fungsi Job Desc Dalam Pekerjaan

Adanya job desc dibuat untuk memenuhi kebutuhan dan memperoleh manfaat yang ada. Berikut beberapa fungsi dan tujuan job desc dibuat.

1. Optimalisasi Kewajiban & Tanggung Jawab 

Agar setiap karyawan paham akan kewajiban dan tanggung jawabnya, manajemen dapat menugaskan HRD untuk memaparkan job desc secara lugas. Dengan demikian, karyawan bakal paham mengenai pekerjaannya.

Baca juga: 10 Tips WFH yang Efektif Agar Produktivitas Kerja Terjaga

Umumnya, pemaparan ini dilakukan ketika hari pertama kerja. Hal ini dilakukan agar pekerja mampu memaksimalkan kinerja dan mempercepat adaptasi di lingkungan perusahaan.

2. Meningkatkan Semangat dan Motivasi Kerja

Dengan adanya job desc secara jelas, karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif untuk perusahaan. Bila terdapat rekan dengan tugas kewajiban yang sama, karyawan bersangkutan akan terpacu motivasi kerjanya.

Alhasil, produktivitas perusahaan dapat meningkat serta target kinerja pun dapat tercapai dengan lebih optimal.

3. Mempermudah Proses Evaluasi Kinerja

Dalam jangka waktu tertentu, perusahaan akan mengadakan evaluasi kinerja. Hal tersebut dilakukan guna memaksimalkan pemenuhan target yang ada. Dalam proses ini, segala kinerja dari struktur atas hingga bawah akan dinilai.

Bila terdapat uraian tugas yang berjalan belum optimal, maka manajemen usaha dapat melakukan peninjauan kembali agar dapat menjadi lebih baik di kemudian hari.

4. Menempatkan Sumber Daya Manusia dengan Tepat

Alokasi atau penempatan sumber daya manusia (SDM) tidaklah mudah. Namun, dengan menggunakan job description hal ini dapat dilakukan dengan lebih efisien. Pasalnya, uraian tersebut dapat mengetahui mana pekerjaan yang mudah dan sulit dilaksanakan oleh para karyawan.

Baca juga: Apa itu Insecure? Berikut Gejala dan Cara Mengatasinya

Bila ada karyawan yang kesulitan dalam suatu tugas, maka manajemen dapat meninjau mengenai apa saja kesulitan yang diperoleh. Lalu, dapat mengerahkan SDM yang lebih cocok untuk mengerjakan tugas tersebut.

5. Membantu Mengembangkan Karyawan

Seperti yang telah disinggung dalam poin sebelumnya, dalam keadaan tertentu akan ada karyawan yang kesulitan menyelesaikan suatu tugas. Nah, adanya hal ini harus cepat ditanggapi oleh manajemen perusahaan agar alur kerja tidak terganggu.

Umumnya, hal demikian diatasi dengan mengadakan training atau pengembangan karyawan. Dengan begitu, karyawan dapat meningkatkan produktivitasnya demi menunjang pemenuhan target perusahaan.

Cara Membuat Job Desc

Berikut cara membuat job desc untuk karyawan perusahaan.

1. Buat Rincian Tugas dan Hak Setiap Karyawan

Dalam sebuah organisasi perusahaan terdiri dari manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah. Masing-masing tingkatan punya tugas dan hak masing-masing. Sebagai HRD, perlu membuat rincian yang runtut guna memudahkan pembuatan job desc.

2. Tulis Daftar Pekerjaan yang Dibutuhkan

Untuk memudahkan menyusun job desc, HRD dapat menulis daftar kerja sehari-hari perusahaan. Nah, melalui daftar tersebut, bisa dibuat suatu tabel rincian beserta deadline kerja yang dibutuhkan.

Lalu, susun berdasarkan deadline penyelesaian kerja. Mulai dari deadline jangka pendek hingga panjang. Bisa juga ditambahkan keterangan berupa cara penyelesaian, baik dalam bentuk perorangan atau kelompok.

3. Konsultasikan Rancangan Job Desc dengan Pihak Bersangkutan

Setelah rancangan job description selesai dibuat, saatnya mengkonsultasikan dengan pihak bersangkutan. Pihak yang dituju, umumnya adalah pimpinan divisi kerja. Melalui hal demikian, rancangan tersebut dapat diterapkan secara akurat sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Sampaikan Job Desc Kepada Karyawan Terkait

Bila job description telah disetujui oleh pimpinan divisi kerja, maka HRD dapat meneruskannya kepada karyawan terkait. Pada tahap ini, HRD harus menyampaikan job desc secara jelas agar dapat diterapkan oleh karyawan.

Contoh Job Desc

Guna memudahkan pengaplikasian job desc di perusahaan, di bawah ini terdapat contoh yang dapat menjadi referensi.

Job Desc Administrasi

Adapun rincian job desc staff administrasi di antaranya:

1. Dalam bidang data penjualan

• Membuat catatan pemeriksaan status penjualan yang dilaksanakan perusahaan.

• Memasukkan data penjualan secara akurat

• Melakukan penagihan atau tindakan lanjut atas penjualan

2. Dalam bidang pemeriksaan data

• Memeriksa dan meninjau kembali data yang telah dimasukkan agar tidak salah

• Memastikan harga yang diberikan kepada klien telah benar

3. Dalam bidang pembuatan laporan

• Membuat laporan transaksi akhir perusahaan dalam bentuk faktur dan diserahkan pada manajemen untuk pengecekan kembali

• Melaksanakan rekap data

• Menjalankan distribusi faktur kepada setiap pihak terkait

• Membuat rekap retur klien

• Menyediakan informasi penjualan baik untuk perusahaan maupun klien

• Membantu manajemen dalam mempersiapkan informasi penunjang

4. Dalam bidang pemenuhan administrasi 

• Memastikan segala kebutuhan karyawan di perusahaan terpenuhi

• Menyusun daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang kinerja

• Membuat rekap data kebutuhan karyawan 

• Menyediakan kebutuhan dokumen baik untuk perusahaan maupun karyawan

Sekian uraian dari artikel ini. Diharapkan, melalui penjelasan di atas dapat membantu Anda dalam menyusun job desc secara tepat dan akurat untuk karyawan di perusahaan.

Share this post